ビジネスで役立つ文章の書き方

少し暑さが和らぎ、過ごしやすい季節まであと一歩ですよね。グランドマーリンのスタッフnakatsujiです。

以前に「プログラミング以外に必要なこと」と題して文章力について触れましたが、今回はビジネスで役立つ文章の書き方を取り上げます。ビジネスにおいて、文章力は極めて重要です。

私はソフトウェア技術者として総合電機メーカーに20年間勤めていました。その後はソフトウェア開発やプログラミング講師をし、昨年からは技術系を主としたライターとしても活動しています。ビジネスの文章と記事では目的や読み手が異なりますが、基本的な原則は共通しています。

ビジネスの文章では、「結論を最初に書く」ことが最も重要です。忙しい業務中、最後まで読まないと結論がわからない文章は避けるべきでしょう。この原則に基づいた効果的な構成方法として「PREP法」があります。PREPのそれぞれは次の単語の頭文字を並べたものです。

1. Point (結論)：
   簡潔で分かりやすい結論を示す。
2. Reason (理由)：
   結論を裏付ける根拠を説明する。
3. Example (具体例)：
   理解を深めるための具体例を提示する。
4. Point (結論)：
   要点を強調し、全体をまとめる。

まず結論から始めて、その理由を書く。理由についての理解を深めてもらうための例を示し、最後にまた結論を書いて締めくくる。この構成を習慣化することで、読み手に伝わりやすい文章が書けるようになります。

日本では、古くから「起承転結」という構成が知られていますが、これは主に物語に適した型です。結論に至るまでのストーリーを演出できるというメリットがあります。ビジネスにおいても、場面によっては、起承転結を意図的に適用することもあります。しかし、基本的にPREP法にして間違いはないでしょう。

他にもコツがあります。読み手に伝わりやすいのは、「短文で理解しやすい文章」です。具体的には、次のことを心がけるとよいでしょう。

• 1文で伝える内容は1つだけ：
  複数の内容を1文に詰め込むと、読み手の理解が困難になります。
  
• 1文の長さは全角50文字以内：
  長文は読み手の集中力を低下させます。この長さを目安に、簡潔な表現を心がけましょう。
  
• 1段落の文章は5文まで：
  適切な段落分けは、文章の構造を明確にし、読みやすさを向上させます。
  

これらのコツを意識することで、読み手にストレスを与えない、理解しやすい文章になるのです。

最後に、参考まで私がライターとして執筆した記事を紹介します。

文章力は、仕事の根幹ともいえるほど重要な技能です。普段から整理された文章を書くよう努めていると、口で話す際にも分かりやすく説明ができるようになります。ビジネスでは、人との意思疎通が欠かせません。文章力の向上は、コミュニケーション能力を高める一環として非常に大切なのです。

このブログが、少しでもお役立ていただければ幸いです。

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